E-Mail-Ablage vollständig im Griff - IMAP

Dr. W. A. Slaby

Für alle diejenigen E-Mail-Nutzer, die ausschliesslich auf einem in unser Hochschulnetz integrierten PC an einem der drei Standorte Eichstätt, Ingolstadt oder München ihre E-Mail-Nachrichten bearbeiten und verwalten, bietet das Universitätsrechenzentrum seit vielen Jahren mit dem PEGASUSMAIL-Client und einer Mailablage im persönlichen Home-Verzeichnis auf dem NETWARE-Server eine bequem zu handhabende, komfortable Lösung an. Auch wenn Sie von unterschiedlichen Standorten aus (z.B. vom häuslichen PC, von einem Tagungsort) auf Ihre E-Mails zugreifen wollten, so war das durch die Bereitstellung entsprechender POP3-Server auch bisher schon möglich, allerdings mit der gravierenden Einschränkung, dass Sie sich mit einem entsprechend konfigurierten Mail-Client nur neu eingegangene E-Mail-Nachrichten vom Server auf Ihren lokalen PC oder Ihre lokale Workstation herunterladen konnten; ein Zugriff auf Ihre E-Mail-Ablage war allerdings auf diesem Wege nicht möglich.

Dieses Defizit beseitigt IMAP, das Internet Message Access Protocol, welches einen beliebigen, dieses Protokoll beherrschenden Mail-Client wie z.B. PEGASUSMAIL oder NETSCAPE MESSENGER in die Lage versetzt, die auf einem IMAP-Server befindliche E-Mail-Ablage von einem beliebigen Standort im Hochschulnetz aber auch im weltweiten Internet aus zu verwalten. Der entscheidende Vorteil dieser IMAP-Client/Server-Lösung liegt darin, dass Sie Ihre E-Mail-Nachrichten einschliesslich Ihrer Mailablage unabhängig von der benutzten Client-Hardware (PC, Macintosh, UNIX-Workstation), unabhängig vom eingesetzten, IMAP-fähigen Mail-Client (PEGASUSMAIL, NETSCAPE MESSENGER, u.a.) sowie unabhängig vom Standort Ihres Clients verwalten und bearbeiten können, sofern nur eine Netzverbindung zwischen Client und Server besteht. Hinter dieser zuletzt genannten Bedingung könnte sich allerdings möglicherweise ein Nachteil verbergen: Da IMAP während Ihrer Arbeit mit der E-Mail-Ablage und den darin befindlichen Nachrichten eine Online-Netzverbindung unterhält, könnten z.B. bei einer Wählverbindung von Ihrem häuslichen PC aus höhere Kosten entstehen als beim reinen Herunterladen eingegangener neuer E-Mail-Nachrichten mittels POP3.

Wenn Sie von dieser neuen Möglichkeit Gebrauch machen und Ihre E-Mail-Ablage künftig auf dem IMAP-Server verwalten wollen, müssen Sie zunächst einige Vorbereitungen treffen.

Account auf dem IMAP-Server

Zu allererst benötigen Sie auf dem IMAP-Server einen Account, damit Sie dort Ihre neue E-Mail-Ablage einrichten können. Dazu beantragen Sie die IMAP-Nutzung formlos über E-Mail oder telefonisch in einem unserer Sekretariate (urz-sekretariat@ku-eichstaett.de). Mit Ihrer Benutzerkennung und Ihrem üblichen Anfangspasswort wird Ihnen der erforderliche Zugriff auf unseren IMAP-Server imap4.ku-eichstaett.de gewährt. Als erstes sollten Sie dort Ihr Passwort ändern: Bauen Sie dazu mit Hilfe eines Telnet-Clients wie z.B. CRT oder Kermit-95 eine Dialogverbindung zum IMAP-Server auf und folgen den gegebenen Hinweisen zur Änderung Ihres Passworts.

Konfiguration des Mail-Clients

Damit Sie Ihre E-Mail-Ablage vom bisherigen Ablageort (in der Regel Ihrem persönlichen Home-Verzeichnis auf dem Netzlaufwerk H:) auf den IMAP-Server verlagern können, müssen Sie im nächsten Schritt Ihren Mail-Client PEGASUSMAIL IMAP-fähig machen. Nach Aufruf von PEGASUSMAIL stellen Sie als erstes sicher, dass unter Tools -> Options -> Advanced das Laden der WINSOCK.DLL auf "On demand only'' eingestellt ist, und bestätigen dies mit dem OK-Button.

Als nächstes müssen Sie für jeden IMAP-Server, auf den Sie zugreifen wollen, ein IMAP-Profil anlegen. Über Tools -> IMAP profiles ... -> New erreichen Sie ein Formular, in das Sie die erforderlichen Informationen Profile name: mit einer frei wählbaren Bezeichnung, etwa IMAP-Server URZ, IMAP Server address: mit imap4.ku-eichstaett.de sowie Login name: mit Ihrer Benutzerkennung z.B. gga777 eintragen; zusätzlich markieren Sie die beiden Felder Periodically update the INBOX view und Always connect to this profile at startup und bestätigen die Eintragungen mit dem OK-Button.

Ein anschliessendes Connect stellt die Verbindung zum IMAP-Server her, wenn Sie in das sich öffnende Fenster Establishing IMAP Connection das für den IMAP-Server vereinbarte Passwort eintragen; mit dem Done-Button wird das IMAP-Profiles-Fenster geschlossen. Bei späteren Aufrufen von PEGASUSMAIL wird diese Verbindung zum IMAP-Server automatisch beim Start hergestellt; ein Connect über das IMAP-Profiles-Fenster ist nicht mehr erforderlich.

Einrichten einer Mail-Ablage

Wenn Sie mit der Ordnerstruktur Ihrer bisherigen Mail-Ablage zufrieden sind, sollten Sie sich nun eine entsprechende Ordnerhierarchie auf dem IMAP-Server anlegen. Öffnen Sie dazu das Folders-Fenster und markieren den unterhalb des Eintrags IMAP-Server URZ gelegenen Ordner New or unread mail (INBOX), so dass vorn ein Minuszeichen steht. Klicken Sie anschliessend auf New und tragen in dem sich öffnenden Fenster den gewünschten Ordnernamen ein, z.B. Verwaltung. Diesen Vorgang wiederholen Sie für alle gewünschten Ordner der ersten Hierarchie-Ebene. Wenn Sie in einem der neu angelegten Ordner weitere Unterordner benötigen, markieren Sie diesen Ordner in der Weise, dass vor seinem hervorgehobenen Namen im Folders-Fenster ein Minuszeichen erscheint, und legen dort wie soeben beschrieben weitere Ordner an.

Verlagern der alten Mail-Ablage auf den IMAP-Server

Die Verlagerung der abgelegten Mails aus der alten Mail-Ablage in die Ordner auf dem IMAP-Server geschieht dadurch, dass Sie die Mails aus einem Ordner der alten Ablage mit Move in einen Ordner der neuen Ablage auf dem IMAP-Server verschieben. Gehen Sie dazu folgendermassen vor: Öffnen Sie den Zielordner (im Beispiel: Trash) auf dem IMAP-Server. Öffnen Sie anschliessend den Ordner der alten Ablage (im Beispiel: Deleted Messages), dessen Nachrichten Sie in den Zielordner verschieben wollen; markieren Sie nun alle Nachrichten in diesem Ordner mit STRG-A. Ein Klicken auf Move in diesem Ordner mit anschliessender Auswahl des Zielordners verlagert schliesslich wie gewünscht die abgelegten E-Mail-Nachrichten.

Jeden auf diese Weise geleerten alten Ordner können Sie anschliessend mit dem Delete-Button im Folders-Fenster entfernen.

Während für die Verlagerung Ihrer bisherigen Mail-Ablage auf den IMAP-Server der PEGASUSMAIL-Client unverzichtbar ist, können Sie später Ihre E-Mail-Nachrichten auf dem IMAP-Server natürlich auch mit einem anderen IMAP-fähigen Mail-Client bearbeiten. Am Beispiel des NETSCAPE MESSENGER soll dies ebenfalls hier kurz beschrieben werden.

Netscape Messenger als IMAP-Client

Auch im NETSCAPE COMMUNICATOR müssen Sie zunächst die Parameter für den Zugang zum IMAP-Server richtig konfigurieren. Über Bearbeiten -> Einstellungen -> Mail & Diskussionsforen -> Mail-Server können Sie durch Anklicken des Button Hinzufügen einen Server für eingehende Mail definieren und dessen Eigenschaften festlegen. Tragen Sie dazu unter Server-Name: den Internetnamen imap4.ku-eichstaett.de des IMAP-Servers und unter Benutzername: Ihre NETWARE-Benutzerkennung (also z.B. gga777) ein; klicken Sie anschliessend auf der Registerkarte IMAP die Felder In Papierkorb-Ordner verschieben und Papierkorb beim Beenden leeren an und sorgen auf der Registerkarte Erweitert dafür, dass das Feld Nur abonnierte Ordner anzeigen nicht angeklickt ist, damit standardmässig immer Ihre komplette Ablage auf dem IMAP-Server angezeigt wird.

Machen Sie anschliessend im Fenster Einstellungen durch Anklicken des Button Standard diesen IMAP-Mail-Server zu Ihrem Standard-Mail-Server und tragen Sie als Server für ausgehende Mail ebenfalls imap4.ku-eichstaett.de ein.

Wenn Sie nun den NETSCAPE MESSENGER z.B. durch Klicken des Buttons Posteingang im NETSCAPE COMMUNICATOR aufrufen und nach entsprechender Aufforderung Ihr für den IMAP-Server vereinbartes Passwort eingeben, können Sie mit Ihrer Mail-Ablage auf dem IMAP-Server problemlos arbeiten.


Ansprechpartner im URZ:Zimmer: Telefon: PMail:
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Dr. Wolfgang A. SlabyEI: eO-109a -1214/-1462/-1670wolfgang.slaby