KU.Budget - Kontoauskünfte via Web

M. Probst / E. Breitenhuber

Seit dem vergangenen Wintersemester wird an unserer Universität ein neuer Online-Dienst angeboten: KU.Budget. Über ein Webportal im Intranet der KU können aktuelle Kontoauskünfte über alle laufenden Studienbeitragsmaßnahmen abgerufen werden. Darüber hinaus wird der Zugang zu Kontodaten ausgewählter Drittmittelprojekte angeboten. Dieser Dienst steht derzeit allen Dekanaten und zentralen Einrichtungen (Studienbeitragskonten) sowie Projektverantwortlichen (Drittmittelkonten) zur Verfügung, um sich über Einzelbuchungen und Kontostand der jeweiligen Maßnahmen und Projekte zu informieren. Einer kontoberechtigten Person - i. d. R. die autorisierte Dekanatssekretärin - werden sämtliche Konten der eigenen Fakultät/Einrichtung über KU.Budget verfügbar gemacht, vorausgesetzt, dass auf den Konten auch tatsächlich bereits Bewegungen stattgefunden haben. Die vorhandene Systematik der Studienbeitragsmaßnahmen - mittlerweile sind dies fast 500 (!) Einzelmaßnahmen - wird über das in der Haushaltsabteilung eingesetzte Mittelbewirtschaftungssystem (HIS-FSV) gepflegt und 1:1 in das Online-Portal übertragen. Somit ist eine äußerst transparente Plattform geschaffen, die aktuelle Buchungsvorgänge und Kontostände via Web offeriert und für Weiterverarbeitungszwecke nutzbar macht.

Zur Anmeldung an KU.Budget muss man im Webbrowser budget (bzw. http://budget.ku-eichstaett.de) eingeben. Danach erscheint folgender Anmeldebildschirm:

Hier gibt der Benutzer seine Benutzerkennung des Universitätsrechenzentrums ein (z.B. sla8431), woraufhin über LDAP die Zugangsberechtigung zu KU.Budget geprüft wird. Es sind nur die Gruppen freigeschaltet, die wirklich Zugriff auf Studienbeitrags- bzw. Drittmittelkonten haben sollen.

Nach erfolgreicher Anmeldung stehen in der Navigationsspalte die ensprechenden Links zu den Drittmittel- und Studienbeitragskonten zur Verfügung. Sobald man auf Drittmittelkonten bzw. Studienbeitragskonten klickt, erscheinen alle Konten, auf die dem jeweiligen Benutzer Zugang gewährt wurde. Diese Konten werden vorab nach Absprache mit der Haushaltsabteilung (Frau Tauschek, Herr Breitenhuber, Herr Hanrieder) den einzelnen Personen in unserem Personalverwaltungssystem Diapers zugeordnet.

Bei "Auswahl OrgEinheiten/Projekte" können mittels Mausklick Haken bei den Konten gesetzt werden, die man sich anzeigen lassen will. Ferner kann im unteren Bereich das Haushaltsjahr gewählt werden. Nach erfolgter Auswahl erscheint der Kontoauszug durch Klicken auf losgehts.

Diese Daten werden unmittelbar bei der Anwendung aus unserer HIS-FSV-Datenbank ausgelesen. Sie können über Datei → Drucken als pdf-Dokument erzeugt oder auf Papier gebracht werden.

Dabei ist jedoch zu beachten, dass über das KU.Budget nur Daten ausgegeben werden, die in HIS-FSV verarbeitet sind, d.h. Bestellvorgänge oder noch nicht verbuchte Rechnungsbeträge werden nicht berücksichtigt.

Es sei nochmals darauf verwiesen, dass diese Daten nur innerhalb unseres Intranets abgerufen werden können. Möchte man also Daten auch außerhalb des Netzes der KU abrufen, so ist dafür zuvor die Anmeldung über den VPN-Client notwendig.