E. Breitenhuber
Als vor zwei Jahren die Universitätsverwaltung zum "großen Sprung ins Computerzeitalter" (vgl. INKUERZE 2/94) ansetzte, gab es nur vage Vorstellungen über den Verlauf der "Flugphase", an eine erfolgreiche Landung wagten damals allenfalls ein paar Berufsoptimisten - solche soll es im Rechenzentrum wie in der Verwaltung noch geben - zu glauben. Mittlerweile ist an fast allen Arbeitsplätzen ein vernetzter PC installiert, in den Bereichen Studentenverwaltung und Mittelbewirtschaftung wurden komplexe DV-Verfahren eingeführt, die aus dem täglichen Betrieb nicht mehr wegzudenken sind. Noch im Laufe dieses Jahres soll auch die Personalverwaltung auf einen elektronischen Datenbestand zurückgreifen können, ab 1997 ist geplant, Systeme zur Unterstützung der Prüfungsverwaltung, der Raumbelegungsplanung sowie der Reisekostenberechnung einzuführen.
Hardwareausstattung
Mit der Genehmigung des HBFG-Antrages im Februar 1994 waren (endlich) die Voraussetzungen für eine zusammenhängende DV-Ausstattung der Universitätsverwaltung geschaffen. Zentrales Herzstück ist dabei ein Unix-Server DEC 3000 AXP 600S mit 128 MB Hauptspeicher- und 7 GB Plattenspeicherkapazität. An den Arbeitsplätzen sind derzeit 38 Mikrocomputer (80286 bis Pentium P90), 15 Laser- und zwei Tintenstrahldrucker im Einsatz. Sämtliche PC's sind an das hochschulweite Rechnernetz angebunden, die Unix-Anwendungen auf dem DEC-Server werden durch besondere Firewall-Mechanismen abgesichert.
Softwaresysteme der HIS GmbH
Schon bei der Beantragung der HBFG-Fördermittel war eine grundsätzliche Entscheidung für die Einführung verschiedener Datenbanksysteme der HIS (Hochschul-Informations-System) GmbH Hannover gefallen. Gründe hierfür gab und gibt es mehrere: die HIS ist größter und erfahrenster Anbieter von DV-Systemen für Hochschulverwaltungen. In Bayern gibt es keine Universität, an der nicht HIS-Verfahren zur Anwendung kommen, was einen fruchtbaren Erfahrungsaustausch ermöglicht. Nicht zuletzt erbringt HIS seine Leistungen für Hochschulen ohne Kostenberechnung, d. h. für die einzelnen Systeme, deren Betreuung sowie für Schulungen fallen keine Kosten an.
Auf der Basis des relationalen Datenbanksystems Informix bietet die HIS für verschiedenste Verwaltungsbereiche spezielle Verfahren an. In der Studentenverwaltung sowie im Bereich Mittelbewirtschaftung (Haushalt/Drittmittel) wurden in der Vergangenheit bereits Verfahren eingeführt, die im folgenden von den beiden Systembetreuerinnen Barbara Woitas und Gabriele Denu näher vorgestellt werden.
HISSOS, das Studenten-Operations-System zur Verwaltung der Studentendaten, wurde testweise im Wintersemester 1993/94 installiert.
Die weitere Planung sah vor, im Sommersemester 1994 anhand des Studiengangs Diplom-Mathematik das Verfahren auszutesten und anzupassen. Nachdem diese Phase abgeschlossen war, konnte im Herbst 1994 in der Studentenkanzlei mit der Dateneingabe unserer fast 4000 Studenten begonnen werden. Seit Januar 1995 wird die Verwaltung der Studentendaten sowie Immatrikulation, Rückmeldung, Beurlaubung usw. nun gänzlich EDV-gestützt durchgeführt, und natürlich hat sich für die Studenten und auch die Mitarbeiter der Universität durch die Einführung des HISSOS-Verfahrens einiges geändert. Die Studenten beispielsweise bekommen ihren Studentenausweis, Studienbescheinigungen, Parkausweis, Datenkontrollblatt, Rückmeldeantrag für das nächste Semester usw. ausgedruckt und zugesandt. Der Strichcode auf dem Studentenausweis gilt als Bibliotheksausweis.
Das Statistische Landesamt bekommt für die Studentenstatistik eine Diskette zugesandt und nicht wie bisher Erhebungsbögen, die im Statistischen Landesamt vor Ort per Hand eingegeben werden mußten. Dies wiederum bedeutet, daß die Erhebungsbögen von den Studierenden nur noch bei der Erstimmatrikulation ausgefüllt werden müssen und nicht wie früher vor jedem Semester.
Die Mitarbeiter der Universität, die Informationen über Studentendaten benötigen, können diese schnell abrufen, auch statistische Auswertungen sind in einem gewissen Rahmen schnell erzeugt. Für die Hochschulwahlen werden mit Hilfe von HISSOS Adreßetiketten und Wahllisten erstellt, außerdem können Studentenlisten nach verschiedensten Kriterien aufbereitet werden.
Seit einigen Wochen haben auch die Mitarbeiter des Prüfungsamtes die Möglichkeit, Prüfungsangaben für die Landesstatistik mit HISSOS zu erfassen sowie Studentendaten aus HISSOS abzurufen und auszuwerten.
Voraus ging eine intensive Vorbereitungs- und Testphase, die uns von Seiten der HIS wie von den Kollegen der Universitäten Augsburg und Passau dringend empfohlen wurde. Den Termin 1. Januar 96 im Auge, begannen wir im Frühjahr 95 mit den konkreten Umstellungsarbeiten. Im wesentlichen galt es hierbei, zwei große Hürden zu überwinden: zum einen wurde uns durch MBS ein Organisationsschema für die Mittelbewirtschaftung vorgegeben, dem wir uns mehr oder weniger zwingend anpassen mußten. Es galt das gesamte Kontengefüge, sowohl im Haushalts- wie im Drittmittelbereich, vollkommen neu zu gliedern. Eine aufwendige Umstrukturierung des bewährten Arbeitsablaufes war die notwendige Konsequenz. In einem mehrwöchigen Parallelbuchungsbetrieb konnten sich die einzelnen Mitarbeiter auf die MBS-Umgebung einstellen und praktische Erfahrungen mit dem neuen System sammeln. Gerade diese Testbuchungsphase entpuppte sich als entscheidende Vorraussetzung für den erfolgreichen Produktionsbeginn am 1. Januar 96.
Als zweite Hürde erwiesen sich schon bald die Besonderheiten des Buchhaltungssystems unserer Stiftungskasse. Ein Datenträgeraustausch, wie ihn staatliche Universitäten mit den Staatsoberkassen mittels MBS durchführen, war aus verschiedenen Gründen (z.B. hat sich die Stiftung im Unterschied zu staatlichen Kassen an die kaufmännische Buchführung zu halten) nicht zu realisieren. Um dennoch einen möglichst optimalen Austausch der Buchungsdaten zu gewährleisten, waren aufwendige Anpassungen, sowohl organisatorischer wie systemtechnischer Art erforderlich.
Obwohl der laufende Betrieb von MBS noch von ständigen Anpassungs- und Verbesserungsarbeiten begleitet wird, lassen sich bereits eine Reihe von Vorteilen ausmachen: bisher manuell erzeugte Zahlungsanordnungen können per Knopfdruck erstellt werden, Mittel- und Ausgabenstände werden vom System berechnet, verschiedenste Kontostands- und überwachungslisten sind aktuell abrufbar, Überweisungsangaben werden per Diskette an die Bank geleitet. Auf Wunsch können den Fakultäten, Lehrstühlen und sonstigen Stellen aktuelle Mittelübersichten mittels MBS erstellt werden. Mit Blick auf das Jahresende werden wesentliche Erleichterungen durch die automatisch erstellbare Finanzstatistik sowie die systemunterstützte Kontenübernahme erwartet.
Sonstige Verfahren
Neben den großen Datenbankverfahren der HIS kommen natürlich verschiedene Standardprogramme zum Einsatz: im Bereich Textverarbeitung wird sowohl WordPerfect wie auch TeX angewendet, für Tabellenberechnungen nutzen einzelne Mitarbeiter das Produkt Excel, ein beliebtes - weil oft einziges - Instrument zur Kommunikation stellt das Electronic-Mail-System Pegasus dar. Weitere Kommunikations- und Informationsdienste (Zugriff auf WWW-Server, Dateitransfer, Fax-und VoiceMail-Dienste) werden über die vom Rechenzentrum bereitgestellten Programme genutzt.
Perspektiven
Wenn im bisherigen Teil dieses Artikels von kleineren und größeren "Zwischenlandungen" bei der Einführung der Verwaltungs-DV berichtet wurde, wird jetzt sicherlich viele interessieren, in welchen Bereichen und Zeiträumen wir unseren "Sprung ins Computerzeitalter" fortsetzen wollen. Jeder, der schon einmal mit der Einführung von DV-System konfrontiert war, wird zugeben müssen, daß hierbei zeitliche Rahmenpläne zwar vereinbart werden können (und sinnvollerweise auch müssen), daß es aber wegen zahlloser Unwägbarkeiten nur selten gelingt, eine auf den Tag genau terminierte Einführungsphase auch tatsächlich durchzuziehen. Diese Tatsache soll allerdings keine Entschuldigung dafür sein, daß in der Vergangenheit bzw. künftig neue Verfahren nicht terminplanmäßig eingeführt wurden bzw. werden. Vielmehr darf an dieser Stelle bei allen Betroffenen um Verständnis gebeten werden, wenn sich zeitliche Vorgaben als nicht haltbar erweisen - der gute Wille ist in jedem Fall vorhanden.
Doch nun zu den konkreten Plänen: mit dem Verfahren MBS soll bis zum Jahreswechsel auch die Bewirtschaftung der Bibliotheks- und Stiftungsmittel unterstützt werden, außerdem wird an einer Optimierung des Datenträgeraustausches mit der Stiftungskasse gearbeitet. Noch in diesem Jahr ist die Einführung des Systems HISSVA zur Personal- und Stellenverwaltung vorgesehen. Die Verfahren HISIVS (Beschaffung, Bewirtschaftung von Geräten und Inventar) und HISRVL (Raumbelegung) sollen heuer noch mindestens testweise betrieben werden, über tatsächliche Einsatzmöglichkeiten dieser Systeme ist danach zu entscheiden.
Ab 1997 ist geplant, das System HISPOS zur Unterstützung der Prüfungsverwaltung sowie weitere Verfahren (z.B. zur Reisekostenberechnung u. a.) einzuführen. Ebenfalls im nächsten Jahr soll mit der Umstellung bereits laufender HIS-Verfahren auf graphische Benutzeroberflächen begonnen werden.
Angesichts dieser Vorhaben, mit denen wir unseren bereits mehrmals zitierten "großen Sprung ins Computerzeitalter" zum Nutzen der gesamten Universität fortsetzen wollen, sei es erlaubt, auf zwei entscheidende Vorraussetzungen hierfür hinzuweisen: die Einführung und der Betrieb von sich fortlaufend ändernden DV-Systemen ist nur mit qualifiziertem Personal zu bewältigen. Mit der leider immer noch anzutreffenden Meinung "Wenn's einmal läuft, dann läuft's von selber" kann ein aus zahlreichen Komponenten bestehendes DV-System nicht effektiv betrieben werden, ein Blick auf die personelle Ausstattung vergleichbarer Universitäten im Verwaltungs-DV-Bereich kann dies nur bestätigen. Darüber hinaus sollte aber eine zweite Komponente nicht übersehen werden: erst der Wille und das oft über das normale Maß hinausgehende Engagement aller Beteiligten ermöglichen die Umstellung manueller Verfahren auf elektronische Datenverarbeitung. Die Mitarbeiter(innen) des Rechenzentrums und der in der Verwaltung betroffenen Abteilungen haben dies in den letzten zwei Jahren fast ausnahmslos bewiesen.
Ansprechpartner in der Universitätsverwaltung:
Eduard Breitenhuber Zimmer Ei: SR-212
Tel.: -1597 PMail: eduard.breitenhuber
Ansprechpartner im URZ:
Barbara Woitas Zimmer Ei: eO-108
Tel.: -1669 PMail: barbara.woitas
Gabriele Denu Zimmer Ei: eO-004
Tel.: -1259 PMail: gabriele.denu