Sinnvolle Nutzung von Elektronischer Post (E-Mail)

B. Brandel

Verglichen mit der Farbenpracht des World Wide Web (WWW) scheint elektronische Post (E-Mail) das hässliche Entlein des Internet zu sein. Spätestens aber, wenn sein Mail-Server ausfällt, merkt der Netzbürger, dass das Entlein E-Mail in Wirklichkeit ein prächtiger Schwan ist: Elektronische Post, so die einhellige Erkenntnis der Experten, ist das Rückgrat des Internet; denn der tägliche Informationsaustausch an Universitäten und in Firmen findet zunehmend per E-Mail statt, Faxe und Papierbriefe verlieren zusehends an Bedeutung. In diesem Artikel sollen nun die häufigsten Fragen und Probleme bei der Nutzung dieses Werkzeuges dargestellt und so weit wie möglich beantwortet werden:

Probleme bei der Adressierung von E-Mails

Mailadressen bestehen ähnlich wie konventionelle Briefadressen aus zwei Teilen, der lokalen Mailadresse (entspricht dem Namen des Briefadressaten) und - getrennt durch das Zeichen @ - dem Namen der Instutition/Domäne (entspricht Land/Stadt/PLZ/Straße/Hausnummer). An der Katholischen Universität Eichstätt sind die Mailadressen aller Benutzer konsistent nach dem Schema

vorname.nachname@ku-eichstaett.de

aufgebaut, so dass es Ihnen keine Schwierigkeiten bereiten sollte, an unserer Universität die Adressaten Ihrer Wahl korrekt anzuschreiben. Notfalls hilft Ihnen dabei das an unserer Universität eingesetzte Mailsystem PEGASUSMAIL, das über die Option Adressen unter Adressbücher ein Verzeichnis aller lokalen PEGASUSMAIL-Nutzer zur Verfügung stellt. Wie erreicht man aber einen Mail-Partner in der übrigen Welt, wenn dessen Mailadresse in den üblichen X.500-Mailverzeichnissen wie z.B. http://ambix.uni-tuebingen.de nicht zu finden ist und Ihr erster heuristischer Mailversuch als unzustellbar zurückkommt?

Die häufigsten Ursachen dafür sind

Sie möchten z.B. einem gewissen James Bond schreiben, den Sie an der Universität Hawaii vermuten und adressieren daher Ihre Mail an 

james.bond@uni-hawaii.edu

Falsche Maildomäne
Leider kommt Ihre Mail mit der Fehlermeldung 

550 ... 
Host unknown (Name server: uni-hawaii.edu: host not found)
zurück; Sie haben sie an einen völlig falschen Ort gesandt - es gibt keine Universität auf Hawaii mit dem Domänennamen uni-hawaii.edu! Sie können nun z.B. im internationalen Universitätsindex 
http://www.braintrack.com
nach der korrekten Domänenangabe für diese Universität suchen. So finden Sie z.B. die Hawaii Pacific University (Domäne: hpu.edu), wohin Sie sich als nächstes wenden.

Falscher Benutzer
Da Sie daraufhin Ihre Mail schon wieder, und zwar mit der Fehlermeldung 

550 ... User unknown
zurückerhalten, sind Sie zwar bis zur Maildomäne der Hawaii Pacific University vorgedrungen, müssen aber leider feststellen, dass James Bond dort weder studiert noch arbeitet --- zumindest nicht als james.bond.

Wenn Sie trotzdem sicher sind, dass es den Gesuchten in dieser Domäne doch geben müsste (vielleicht arbeitet er dort als jbond@dots oder bond@dots), können Sie in einer E-Mail an

postmaster@hpu.edu oder webmaster@hpu.edu

den Post- oder Webmaster der Domäne um Rat fragen. Sie erfahren, dass der lokale Benutzer James Bond die Mail-Adresse jb007@hpu.edu besitzt, an die Sie nun Ihre Mail richten.

Überfüllter Briefkasten
Obwohl Sie nun endlich zum richtigen Benutzer in der richtigen Domäne vorgedrungen sind, kann es immer noch passieren, dass Sie mit der Fehlermeldung 

Failed message:
reason - 'File creation error delivering to 'jb007'.'
konfrontiert werden. Sie müssen damit leider feststellen, dass Ihr Adressat sein Mail-Verzeichnis nicht richtig verwaltet: dieses ist übergequollen, es hat seine Maximalkapazität (an unserer Universität sind das normalerweise 2.5 MB für Studenten und 5 MB für Professoren und Mitarbeiter) überschritten. Da der Postmaster der Empfängerdomäne ebenfalls eine Kopie der unzustellbaren Mail erhält, erfährt dieser auch von dem Problem. Sie müssen ihn daher nicht darüber informieren.

Da der Postmaster leider dem Betreffenden nicht per E-Mail mitteilen kann, dass dieser keine E-Mails mehr empfangen kann, bleibt oft nur der Ausweg, die Zugangskennung von Herrn Bond zu sperren, in der Hoffnung, dass dieser sich nach vergeblichem Login-Versuch persönlich meldet. Dann kann man ihm mitteilen, dass er unbedingt in seiner E-Mail-Ablage aufräumen und einen Teil seiner Mails löschen sollte. Endlich steht Ihnen dann James Bond als Konversationspartner wieder zur Verfügung.

Überprüfung des eigenen Mailkontingents
Kehren wir nun zurück an die Katholische Universität Eichstätt:

Wenn Sie selber nicht sicher sind, ob Sie Ihr Mailkontingent schon überschritten haben, können Sie dies folgendermaßen überprüfen:

Die PCs im hochschulweiten Netz sind i.d.R. so eingerichtet, dass das Laufwerk H: Ihrem Mailverzeichnis zugeordnet ist. Somit können Sie unter DOS mit dem Befehl 

dir H:
die Größe Ihres Mailverzeichnisses erkennen und, falls Sie sich der Limitierungsschranke gefährlich angenähert haben, von PegasusMail aus alle wichtigen Mails auf Diskette oder/und Festplatte sichern, und anschließend - wieder mit PEGASUSMAIL - möglichst viele Mails löschen.

Wichtiger Hinweis: Sie sollten auf keinen Fall Dateien auf dem Laufwerk H: direkt löschen, da sonst die logische Struktur Ihrer Mailablage völlig durcheinander gerät!

Um von vorneherein ein Überquellen Ihres elektronischen Briefkastens zu vermeiden, sollten Sie sich in Zeiten längerer Abwesenheit aus allen Mailinglisten austragen. Wenn Sie Ihre Mails von unseren POP3-Servern (Ingolstadt: pop-in.ku-eichstaett.de bzw. Eichstätt: pop-ei.ku-eichstaett.de) abrufen, sollten Sie nach erfolgreichem Test darauf achten, dass Ihre Mails nach dem Download auf dem Server gelöscht werden.

Versand einer einzigen Nachricht an sehr viele Empfänger

Keinesfalls sollte man gedankenlos Mails leichtfertig an eine riesige Personenliste versenden, denn durch das Versenden einer solchen Flut von Mails entsteht eine immense Netzlast, die den laufenden Netzbetrieb erheblich behindern kann. Zudem lesen und löschen viele Adressaten ihre Mails überhaupt nicht (Folge: Plattenplatzverschwendung auf dem Server). Ebenso stoßen Sie bei einigen Adressaten auf übergelaufene Briefkästen und belästigen sich und den Postmaster mit allen nicht zustellbaren Mails. Dadurch läuft evtl. auch Ihr Briefkasten über und die dann nicht mehr rückzustellbare Mail landet wieder beim Postmaster usw ...

Wenn Sie den dann auf Sie zurückfallenden Ärger vermeiden wollen, wenden Sie sich besser mit wirklich wichtigen Informationen, die weite Teile der Universität betreffen, ans Rechenzentrum, und bitten Sie darum, für ein paar Tage eine kurze Login-Message, evtl. mit Verweis auf Ihre WWW-Seiten, ins Netz zu stellen. Damit erreichen Sie ohne Belastung der knappen Ressourcen alle Anzusprechenden effektiv.

Versender von Massen-Mails, die von außerhalb unseren elektronischen Postausgang zur Weiterleitung ihrer zweifelhaften Werbebriefe missbrauchen wollen, müssen wir übrigens leider enttäuschen: Unser Mailausgang ist gegen derartigen Missbrauch geschützt.

Versand großer E-Mails

Aufgrund der Größenbeschränkung der Mailverzeichnisse ist der Versand/Empfang großer Datenmengen (v.a. großer Attachments) im MB-Bereich von 1 MB oder mehr per E-Mail nicht sinnvoll, zumal mitunter beim Mailsystem Ihres Adressaten zusätzliche Größenbeschränkungen für E-Mails gelten können. Ob der Postmaster sich wohl freut, wenn er eine riesige von Ihnen versandte Mail als unzustellbar auf seinem elektronischen Schreibtisch vorfindet?

Wenden Sie sich bitte daher unbedingt ans Rechenzentrum, wenn Sie große Daten austauschen müssen, damit wir eine individuelle Lösung für Ihr Problem finden, z.B. unter Verwendung des INCOMING-Verzeichnisses unseres FTP-Servers.

Wirkliche und scheinbare Bedrohungen durch E-Mails

Jeder Internetnutzer weiß zumindest vom Hörensagen, dass das Internet durchaus Gefahren birgt. Dieses Halbwissen nutzen manche bösartigen Zeitgenossen aus, indem sie Mails mit folgenden oder ähnlichen Inhalten versenden: 
>  If anyone receives mail entitled "PENPAL GREETINGS," please delete it
>  WITHOUT reading it.  This is a warning for all Internet users.  There
>  is a dangerous virus propagating across the Internet through an
>  e-mail message entitled "PENPAL GREETINGS."  DO NOT DOWNLOAD ANY
>  MESSAGE ENTITLED "PENPAL  GREETINGS." This message appears to be a
>  friendly letter asking you if you are interested in a penpal.  But by
>  the time you read it, it is too late: the Trojan-horse virus will
>  have already infected the boot sector of your hard drive, destroying
>  all of the data present.  It is a self-replicating virus and, once
>  the message is read, it will AUTOMATICALLY forward itself to anyone
>  whose e-mail address is present in YOUR mailbox. This virus will
>  DESTROY your hard drive and holds the potential to DESTROY the hard
>  drive of anyone whose mail is in your in-box and whose mail is in
>  their in-box, and so on.  If this virus keeps getting passed, it has
>  the potential to do a great deal of damage to computer networks
>  worldwide. Please delete the message entitled "PENPAL GREETINGS" as
>  soon as you see it.  And pass this message along to all of your
>  friends, relatives and other readers of the newsgroups and mailing
>  lists which you are on so that they are not hurt by this dangerous
>  virus.  Please pass this along to everyone you know so this can be
>  stopped.
Bei genauerem Hinsehen entpuppen sich solche Nachrichten aber als böse Scherze:

Denn durch das bloße Lesen von E-Mails können keine Viren aktiviert werden, da kein Teil der E-Mail als Programm aufgerufen werden kann.

Gefährlich wird es nur, wenn Sie Attachments z. B. Word-Dokumente, also *.doc-Dateien, ohne sie zu überprüfen, in Word einladen oder *.exe-Dateien ungeprüft starten. Sie sollten auch in Ihrem Mailsystem keine Attachment-Viewer zulassen, die solche Dateien durch Doppelklick im Maildokument z.B. in Word einladen bzw. starten.

Sie können sich eine Mail mit infiziertem Attachment wie eine Paketbombe vorstellen. Sie erhalten das Attachment (Paket) samt eigentlichem Mailtext (Paketaufschrift). Beim Durchlesen des Mailtextes (Paketaufschrift) kann nichts passieren, solange Sie das Paket nicht öffnen (das Attachment ausführen). Das Abspeichern der Attachments (Ablegen des Pakets, ohne es zu öffnen) ist ebenfalls ungefährlich. Wenn Sie nach dem Ablegen des Pakets einen gut trainierten Sprengstoffhund daran schnüffeln lassen (also mit einem Antivirusprogramm in neuester Version das Attachment nach Viren durchsuchen) und dieser nichts findet, dann kann (fast sicher) nichts passieren.

Bei den oben beschriebenen Mails handelt es sich außerdem um illegale Kettenbriefe, deren Versand den Tatbestand der versuchten Computersabotage erfüllt. Durch solche Briefe ist bereits ein Millionenschaden entstanden, nämlich dadurch, dass sie die Arbeitszeit Zigtausender von Systemadministratoren beanspruchen.

Daher wäre es wichtig, dass Sie die Übermittler solcher Panikmeldungen über diese Tatsache z.B. mit dieser Erklärung informieren, sowie auf den URL

http://www.datafellows.fi/news/hoax.htm

verweisen, wo Sie noch mehr zu diesem Thema finden.

Bleiben Sie auf jeden Fall besonnen, fragen Sie bitte im Zweifelsfall im Rechenzentrum (Ansprechpartner s.u.) nach, was Sie tun sollen, bevor Sie in Panik eine Mail-Lawine in Gang setzen, was deren Urheber ja gerade beabsichtigt. Dann steht einer sinnvollen Nutzung des Mediums Electronic Mail nichts mehr im Wege!

Ansprechpartner im URZ:Zimmer: Telefon: PMail:
Bernhard Brandel IN: AS-201-1888 bernhard.brandel
Tomasz Partyka EI: eO-107-1668 tomasz.partyka